Deze website maakt gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies. Door gebruik te maken van deze website, geef je aan akkoord te zijn met het gebruik van cookies.

Sluiten
5 fouten die je teamvergadering kunnen verpesten

5 fouten die je teamvergadering kunnen verpesten

21 februari 2021

Een teamvergadering, het lijkt zo eenvoudig en we doen het zo vaak. Toch zijn ze vaak totaal niet effectief of zelfs erg frustrerend, zowel voor jou als schoolleider als voor je team. Meestal heeft dit te maken met een van de volgende vijf fouten. Fouten die je liever niet maakt, omdat het je team en het moreel allesbehalve goed doet. Over welke fouten ik het heb, lees je in dit blog.

 Een teamvergadering heeft lang niet altijd een positieve opbrengst en het plezier is meestal ook ver te zoeken. Als ik het heb over opbrengst dan gaat het deels over de besluiten die genomen worden. Maar het plezierig met elkaar in gesprek gaan kan ook een (soms erg) gewenste opbrengst zijn. Hoe komt dat? En is het dan niet zonde van de tijd? Teamvergaderingen zijn toch vooral bedoeld om besluiten te nemen en dan weer door te kunnen. Maar vaak worden ze gebruikt om te overleggen, meningen te delen, ongenoegen te spuien en te discussiëren. Uiteindelijk staat iedereen na de vergadering weer buiten, maar is er geen besluit genomen. Het is eerder frustrerend en draagt weinig bij. Hoe komt dat nou?

 Het kan zijn dat je als leidinggevende een van de volgende 5 fouten maakt waardoor een teamvergadering verre van effectief is. Doe er je voordeel mee.

1. Je bent als voorzitter steeds aan het woord

Vaak is het zo dat jij als leidinggevende de voorzitter van de teamvergadering bent. Al ken ik ook organisaties waar iedereen een vergadering leidt. Op de beurt en steeds iemand anders. Maar goed, jij bent als leidinggevende steeds aan het woord. Als jullie starten steek jij als eerste van wal. Jij geeft een fraaie uiteenzetting van hoe jij tegen iets aan kijkt. Daarna is er bijna geen spelt tussen te krijgen. Je stelt af en toe een vraag maar verwacht eigenlijk geen antwoord. Je agenda bestaat uit een opeensomming van mededelingen. Er is nagenoeg geen interactie tussen jou en het team en jouw belangrijkste doel is dat iedereen het goed begrijpt en er daarna  er ook naar gaat handelen.

Helaas is zo’n monoloog niet echt de juiste manier om je medewerkers in een actie stand te brengen. Mocht dat al nodig zijn. Waarschijnlijk zijn ze na een paar minuten afgehaakt en komt er nog maar weinig binnen van wat je zegt. Al denk jij vaak precies het omgekeerde. Hoe vaker je dit doet, hoe meer je medewerkers alleen nog maar achterover leunen. Je doel wordt in ieder geval niet bereikt. Niet op deze manier.

Het is voor jou als schoolleider fijn als je met een hecht team kunt werken. Een juiste manier van vergaderen is dan essentieel. In dit blog 5 veel gemaakte fouten.

Voor jou als schoolleider is het belangrijk om met een hecht team te kunnen werken.

2. Je neemt besluiten zonder naar anderen te luisteren

Je neemt al een besluit zonder anderen uit je team aan te horen. Misschien is je besluit zelfs al voordat de vergadering begint genomen. Je deelt mee wat je ziet, stelt misschien voor de vorm nog een vraag, maar neemt dan eenzijdig een besluit. Echt op zoek naar wat er speelt of wat wellicht nog meer relevant is om een goed besluit te nemen, komt niet boven tafel. Je luistert niet naar wat je leraren nog willen toevoegen. Ze voelen zich niet serieus genomen en houden uiteindelijk steeds meer hun mond. Het besluit wordt uiteindelijk niet gedragen door je team. En dat betekent dus wat ik in het onderwijs veel zie: ja zeggen en nee doen.

3. Je hoort niet iedereen

Natuurlijk is het voor jou als leidinggevende belangrijk dat je goed luistert. Daarom vergader je actief. Je vraagt naar meningen en input tijdens een vergadering, maar hoort niet iedereen. Wie het hardst roept, krijgt de meeste aandacht. Het zijn (of is) altijd dezelfde. Herken je dat?

Niet iedereen is natuurlijk haantje de voorste, dus sommige teamleden zul je moeten uitnodigen om hun mening te uiten. Andere teamleden haken al af op het moment dat een van de eersten het woord neemt en denken dan: “Oh daar gaat hij of zij weer, laat ik mijn mond maar houden want de toon is nu gezet”. Weet dat alle meningen relevant zijn om gehoord te worden, ook die van de minderheid. Dan kan je betere beslissingen nemen. En dan voelt ook echt iedereen zich gehoord. Luister dus naar iedereen. Laat niet altijd alleen die ene die het eerst en hardst roept aan het woord. Ook dan voelen je teamleden zich niet serieus genomen.

4. Je bent er wel maar toch niet

Je bent er wel, maar je bent er niet. Hoe komt het over als je er wel bij bent maar meer dan de helft van je tijd op je telefoon bezig bent? Accepteer jij dat van je teamleden? Dat ze op hun telefoon zitten tijdens een vergadering?  Als je niet echt lijkt te luisteren? Als je met je volgende vergadering of afspraak bezig bent? Als je de offerte voor die ene nieuwe bestelling in je hoofd hebt en even wat actie mailt naar iemand die er mee verder kan? Je bent niet met je volledige aandacht in het hier en nu. Je mist de gesprekken, de besluiten of moet er een nemen, maar doet het halfslachtig. Wat voor voorbeeld geef je? Het komt in ieder geval over alsof je het niet belangrijk vindt.

5. Je bent te laat

Je komt als leidinggevende zelf te laat of vertrekt eerder, omdat je naar een andere afspraak moet. Het kan natuurlijk een keer voorkomen. Maar als je dit steevast en altijd doet, dan heeft dit een negatief effect op je team. Ook dan lijkt het alsof je hen en de vergadering niet serieus neemt en niet belangrijk vindt. Zeker als je verwacht dat anderen zich wel aan hun afspraken houden, geef je hiermee het omgekeerde signaal. Een niet erg professioneel signaal. Je team krijgt het gevoel niet op je te kunnen bouwen.

Een hecht team, dat is wat jij wilt als schoolleider.

Vertrouwen

Al deze 5 fouten maken dat er niet de beste teamvergaderingen worden gehouden n jouw organisatie. En dat is jammer want dan kan het zomaar zijn dat er ook niet de beste beslissingen worden genomen in je organisatie. Maar wat nog veel belangrijker is: het heeft een negatief effect op je team. Op het vertrouwen wat er heerst in je team, op het vertrouwen in jou en op de productiviteit. Dit is natuurlijk kostbaar. Want als het gaat over vertrouwen in jou als leidinggevende dan is dat vaak erg broos.

Vertrouwen is een essentieel onderdeel in jouw leiderschap. Zonder vertrouwen komt jouw leiderschap niet tot zijn recht en loop je tegen uitdagingen en vragen op. Veel leidinggevenden worstelen met de vraag waarom de door hen vaak zo vurig gewenste veranderingen niet van de grond komen. Soms lijkt het wel of de leidinggevende haaks tegenover zijn medewerkers staat als het gaat om de gewenste ontwikkeling. Vaak vinden de medewerkers de huidige situatie wel prima. Het gaat toch goed zoals het gaat dus waarom zouden we veranderen?

Jij wordt als leidinggevende toch geacht om de ontwikkeling van jouw organisatie te leiden?  Als leidinggevende denk je hierover na en weet je vaak wel wat je wilt. Maar hoe kom je daar? En hoe krijg je je medewerkers zo ver dat ze meegaan in de door jou gewenste ontwikkeling? Hoe creëer je een urgentiebesef bij je medewerkers zodat ze vanuit een intrinsieke motivatie met je meegaan? Wat is er nodig in jouw organisatie om een klimaat te creëren waarbinnen innovaties wel slagen? Hoe slaag jij er in om de samenwerking binnen je team te verbeteren zodat de geformuleerde doelen sneller en effectiever worden behaald?

Eén woord is van belang

Eén woord is dan van belang. Een woord waarvan de betekenis en het belang  schromelijk wordt onderschat. Een woord waaraan de meeste leidinggevenden geen waarde toekennen omdat ze in de praktijk vaak tegenovergesteld gedrag laten zien. En dat woord is: vertrouwen. Vertrouwen staat in mijn verhaal haaks op wat ik veel vaker tegenkom. En dat is controle. Is het niet de controle of jij wel doet wat er is afgesproken(lees; wat er is opgelegd) dan is het wel de controle in de vorm van allerlei nietszeggende protocollen, regels en afspraken die het leven van een medewerker tot een administratieve hel maken waardoor ze aan hun eigenlijke werk niet of nauwelijks meer toekomen. 

Word je bewust van jouw rol in dit proces en gebruik dit blog voor een make-over van je organisatie. Ga werken vanuit vertrouwen en zie wat er gebeurt! En vertrouwen start bij goede teamvergaderingen. Daarom is het voor jou als leidinggevende van belang dat je daar ook de nodige aandacht aan schenkt.

Teamvergaderingen zijn belangrijk. Bereid je goed voor, neem een fijne energie mee, stimuleer de groep, stimuleer een afzonderlijke leraar. Zie ze echt en luister naar ze en zorg dat je de club serieus neemt. Je moet het uiteindelijk samen doen. Gebruik deze momenten om goede besluiten te nemen en juist je team en het teamgevoel een boost te geven. Je doet het met elkaar.

Voorkom dat je team een energievreter is en je er niet uithaalt wat erin zit! Dat is echt eeuwig zonde en het maakt je werk als leidinggevende onnodig moeilijk.

Leiderschap zonder maskers

Je las zojuist een blog van mij, René Rensen

Wil jij groeien als leidinggevende? 
Dit is wat ik voor je kan doen:

e-book: 11 bewezen tips voor effectief en ontspannen leiderschap

Leiderschap zonder Maskers:  Mijn 3 maanden durende startprogramma  

Full Focus Forward: 6 maanden samen aan de slag met jouw leiderschap

Start eens met mijn gratis e-book en doe er direct je voordeel mee.